كيفية توقيع المستندات الهامة رقميًا من خلال موقع DocuSign

تعد مهمة التعامل مع الأوراق من المهام المرهقة خلال العمل سواء كنت تعمل من مقر العمل أو من المنزل، فطباعة وتوقيع مستند ما أو مجموعة مستندات مختلفة ثم مسحها ضوئيًا لإعادة إرسالها بالبريد مرة أخرى، من بين المهام التي تستحوذ على وقت طويل من يوم العمل، ولهذا أصبح هناك العديد من السبل التي يمكنها أن تسهل علينا كثيرًا، ومن بينها موقع DocuSign الذي سنتحدث عنها اليوم.

يعتبر موقع DocuSign أحد أبرز السبل التي عملت على تسريع وتسهيل عملية التعامل مع المهام الإدارية الورقية تحديدًا، فمن خلال هذا الموقع ستتمكن من إضافة توقيعك الإلكتروني على المستندات الهامة مع إمكانية تحديد أماكن توقيع الأطراف الأخرى وغيرها من المهام المختلفة التي سنتعرف على أساسيتها فيما سيلي من سطور هذا المقال.

اقرأ أيضًا: كيفية تحويل صفحات الويب إلى PDF على ويندوز في متصفحات جوجل كروم وفايرفوكس

كيفية استخدام موقع DocuSign

هناك طريقتين أساسيتين لاستخدام موقع DocuSign إحداهما في حالة رغبتك في الحصول على توقيع طرف آخر، والثانية في حالة رغبتك في التوقيع الإلكتروني على مستند ما ثم إرساله للمستقبل.

استخدام موقع DocuSign في إرسال المستندات

عليك أولًا أن تقوم بفتح موقع DocuSign ثم إنشاء حساب والتسجيل في الموقع، قم بعد ذلك بتحميل المستند الذي ترغب في الحصول على توقيع عليه، ويمكنك تحميل المستند مباشرة من الكمبيوتر من خلال زر Desktop، كما يمكنك تحميل المستند من خدمات التخزين السحابية المختلفة مثل OneDrive وGoogle Drive.

قم بإدخال أسماء وعناوين البريد الإلكتروني الخاصة بكل المستقبلين، ثم قم بإضافة نصوص العنوان والموضوع في الحقول المخصصة لذلك، حيث يقوم الموقع بإرسال المستندات عبر رسائل البريد الإلكتروني، وبعد الانتهاء قم بالضغط على Next.

قم بعد ذلك بإدخال الأماكن التي ترغب في الحصول على التوقيع عليها وهو ما يضمن عدم إعادة إرسال واستقبال المستند أكثر من مرة في حالة وضع التوقيع في مكان خاطئ، ولتتمكن من ذلك قم باستخدام أداة التوقيع Signature Tool والتي ستجدها أعلى يسار الشاشة، ثم قم بوضع الأيقونات المخصصة للتوقيع في المكان الذي ترغب فيه والمخصص لذلك، كما يمكنك أيضًا استخدام أي من الأدوات الأخرى التي ترغب فيها مثل التاريخ أو الحروف الأساسية من اسمك أو الملاحظات وغيرها من العناصر والأدوات.

وأخيرًا قم بمراجعة النص مراجعة أخيرة، وتأكد من أن كافة العناصر صحيحة وقم في النهاية بالضغط على Send لإرسال المستندات.

اقرأ أيضًا: كيفية حفظ صفحة ويب كملف PDF في متصفح مايكروسوفت إيدج في ويندوز 10

استخدام الموقع في توقيع المستندات

في حالة وصول مستند إلى بريدك الإلكتروني عبر الموقع ومن المفترض أن تقوم بتوقيعه قم بفتح رسالة البريد ثم قم بالضغط على Review document ليتم نقلك إلى الموقع لتبدأ في عملية توقيع المستند، وبمجرد نقلك للموقع ستظهر لك رسالة خاصة بشرو استخدام الموقع، قم بوضع علامة داخل الصندوق الصغير الذي سيظهر ثم قم بالضغط على زر Start ليتم نقلك مباشرة إلى الموقع المفترض أن تقوم بوضع توقيعك الإلكتروني عليه، قم الآن بالضغط على علامة Sign.

سيقوم الموقع بطلب إدخال توقيعك Adopt your signature، ويمكنك التوقيع بطريقتين، الطريقة الأولى هي كتابة اسمك والأحرف الأولى من هذا الاسم ثم اختيار أسلوب توقيع معين من القائمة التي ستظهر، أو يمكنك اختيار السهم أو الشاشة القابلة للمس للتوقيع الفعلي، كما يمكنك أيضًا رفع صورة تحمل توقيعك الفعلي، وبعد الانتهاء قم بالضغط على Adopt and Sign لإضافة التوقيع على المستند، وبعد الانتهاء من هذه الخطوة ستتمكن من وضع التوقيع على باقي المستندات بضغطة واحدة من الماوس.

بعد الانتهاء من إدخال توقيعك على كافة أوراق المستند قم بالضغط على Finish لتظهر لك رسالة تؤكد أمك قد قمت بالتوقيع على كافة الأماكن المفترض التوقيع عليها، كما ستتاح لك إمكانية حفظ نسخة PDF من المستند على جهازك.

اقرأ أيضًا: تفادي رسائل البريد المزعجة .. دليلك لمنع وصول رسائل السبام إلى بريدك الإلكتروني